Encore deux exemples de dysfonctionnement : la CADAEME et les OJ.

Communication Abusive D’Archives En Mauvais Etat et Opérations Juteuses.

En 1994, afin de protéger la collection de procès verbaux du Conseil privé, dont les volumes les plus anciens remontent à 1859 et qui, pour certains, sont dans un tel état qu’ils ne sauraient être communiqués, Pascal Vittori, Claude Yeiwene et moi-même avions interdit la communication de ces archives, dans l’attente d’une opération de microfilmage.

Cette décision découlait d’un constat évident. Communiquer ces documents d’une grande richesse informative équivalait en effet à cautionner leur dégradation irréversible, avec des conséquences graves : la disparition également irréversible d’informations uniques en Nouvelle-Calédonie.

Le chef de service de l’époque n’était pas du tout content de notre décision, mais a bien été obligé de s'y résoudre: le président de la salle de lecture a en effet la prérogative et l’obligation de s’opposer à la communication d’un document s’il l’estime nécessaire, que ce soit pour des questions juridiques (document non communicable sans dérogation) ou pour des principes de conservation, comme dans le cas évoqué.

Cette interdiction a eu pour effet d’encourager le chef de service à demander une opération de microfilmage à une société de la place, puisque le service des archives n’était pas équipé d’un atelier de microfilmage (il ne n’est toujours pas d’ailleurs !).

Malheureusement, le microfilmage a été réalisé sans que les normes et les règles de base –questions de bons sens encore- ne soient respectées. Un contrôle avait pourtant été confié à un collègue (aujourd’hui à la retraite) qui l’a réalisé à la va-vite. Le résultat était prévisible : lorsque les microfilms ont été communiqués, il s’est avéré qu’ils étaient totalement illisibles.

Le même constat a été réalisé pour d’autres opérations de microfilmage. Je peux en parler en connaissance de cause puisque pour deux d’entre elles, j’avais été chargé de contrôler l’intégralité du microfilmage (des milliers de rouleaux). J’en ai profité alors pour mettre en place un système de contrôle à un triple niveau, ce qui nous avait permis de dresser une liste exhaustive des anomalies fréquemment relevées.

La société privée a mis des années à reconnaître que la plupart des anomalies régulièrement dénoncées découlaient de son organisation et de défaillances humaines. Le résultat avait toujours les mêmes conséquences : les microfilms étaient pour la plupart illisibles et de toute manière réalisés en violation de toute norme.

Cette société s’était engagée à recommencer toutes les opérations ratées qui ont coûté très cher à la collectivité : non seulement elle n’a jamais tenu son engagement, mais elle a récupéré un autre marché : celui de la numérisation de l’ensemble des collections qui auraient dû être microfilmées depuis belle lurette ! Fin valab'

Bien entendu, ce dysfonctionnement a été cité dans le cadre d'une demande de contrôle formulée auprès de la chambre des comptes le 27 février 2009.

En attendant, croyez-le ou non, les volumes anciens du Conseil privé -et bien d'autres documents en très mauvais état- sont toujours communiqués par des agents irresponsables. Les débris de papiers anciens, tels des feuilles mortes en automne, se ramassent parfois à la pelle en salle de lecture, pour finir à la poubelle la plupart du temps: vous pensez bien que l'agent qui communique un document qui part en morceaux n'aura ni la présence d'esprit, ni le bon sens de les ramasser, en prévision d'une opération de restauration (il n'y a aucun restaurateur papier en Nouvelle-Calédonie).

Nicolas Dubuisson

Responsable CSTNC Administration générale