Encore un exemple de dysfonctionnement: le IRIEMF

Instrument de recherche indéfinissable et mal fichu.

Suite au billet précédent sur , l'hôpital qui se moque de la charité, un lecteur anonyme nous a posté le commentaire suivant :

« La publication papier ou électronique d'un instrument de recherche n'inclue pas automatiquement ni obligatoirement la mention des délais de communicabilité, surtout s'il s'agit d'une simple liste comme c'est le cas avec Prospecteur, qui paraît être un outil très basique. Cette information alourdit considérablement les outils de recherche et contribue à les rendre peu lisibles ; comme par nature elle peut changer, il est préférable, si on ne dispose pas d'une base donnée digne de ce nom, de la laisser à la charge du service au moment où le public s'y rend pour consulter. Ce dernier dispose ainsi d'une information parfaitement à jour, pertinente au moment où il en a besoin. »

Ce à quoi nous avons répondu :

« Révise tes classiques, cher anonyme. Par ailleurs, il s'agit d'une "question de bon sens" destinée à trouver un juste milieu entre la nécessité de communiquer l'information au demandeur tout en respectant les textes en vigueur, et de courtoisie aussi vis-à-vis des personnes qui viennent de loin... »

Compte tenu de la gravité et du caractère récurrent de ce type de dysfontionnement, nous estimons indispensable d’apporter les précisions suivantes.

N'en déplaise en effet aux partisans du moindre effort, dans le monde des archives, comme ailleurs, il existe des règles en matière de classement et de description archivistique, dans un souci légitime de normalisation: question de bon sens, cher Anonyme!

Ainsi, et pour ne citer qu’une référence du Conseil international des Archives (si, si, ça existe) conformément au point 3.4.1. de la norme générale et internationale de description archivistique (Ottawa, 2000), les conditions d’accès font partie des mentions « obligatoires », dirait-on dans le milieu muséographique. Encore une question de bon sens.

Quant aux conséquences découlant de ce manquement à une règle pourtant élémentaire (toujours une question de bon sens), Claude et moi fournirons au gouvernement de la Nouvelle-Calédonie une liste non exhaustive de citoyens, d’ici ou d’ailleurs, pénalisés pour avoir été induits en erreur par cette "liste simpliste " (Bien!), cet "outil basique" (Très bien!), venus de loin sans savoir qu’il fallait souvent demander une dérogation pour accéder aux informations souhaitées.

Effectivement, l’instrument de recherche n’est dans ce cas, et ce n’est pas nous qui le disons qu’un « simple liste », un « outil basique », certainement pas « une base de données digne de ce nom » mais d’une part il réalise une recherche sur des instruments de recherche eux même très sommaire et non conformes pour la plupart (les bordereaux de versement) et d’autre part il diffuse le tout au monde entier ! Fin valab’

Cet instrument à certes le mérite d’exister, mais conformément aux normes évoquées plus haut et notamment à la norme générale et internationale de description archivistique (Ottawa, 2000), il était obligatoire d’en préciser les limites aussi et le manque de pertinence… Cher anonyme, question de bons sens encore…

Quant à la pertinence des informations fournies sur place, elle varie d'un agent à l'autre, chacun ayant eu jusque là "carte blanche": vous pensez bien qu'en face d'une personne venue de loin (ou pas) et à qui il faut expliquer qu'une demande de dérogation est obligatoire, grande est la tentation de lui filer tranquillou le document demandé, "pour rendre service" bien sûr! Claude et moi l'avons constaté à plusieurs reprises. Après, il suffit de repérer les agents qui aiment "rendre service" et de venir à la foire aux archives...

Alors forcément, lorsque les lecteurs induits en erreur (ou pas) ont goûté aux largesses d'agents peu consciencieux, il est plus que normal que Claude et moi passions pour des emmerdeurs à vouloir respecter des règles que certains assouplissent à merveille!

Enfin, quand on sait que le génie qui a conçu le moteur de recherche consulte librement des documents non communicables, notamment pour des questions de conservation (à l’insu de son plein gré ?) on comprend mieux!

Et puis, s’il y avait autant de bon sens que ça au service des archives, Claude et moi n’aurions pas à nous battre sur un plan syndical pour faire respecter des règles propres aux services d’archives et découlant pourtant … du bon sens !

Nicolas Dubuisson

Responsable CSTNC Administration générale